Dai bilanci aziendali ai certificati digitali della PA: cos’è un documento digitale e quali sono gli effetti giuridici?

Ormai gran parte delle attività amministrative, commerciali e legali nel comparto pubblico e privato, svolte espletate utilizzando un computer. La produzione e la trasmissione dei documenti avviene mediante l’utilizzo di software dedicati e la rete Internet. Si parla, infatti, di documenti informatici e non più di documento cartacei: la rivoluzione telematica ed informatica ha veramente velocizzato ogni tipo di pratica commerciale, burocratica ed amministrativa e, dall’altro lato, ha posto molti dubbi ed interrogativi sull’affidabilità dei documenti prodotti e trasmessi e, soprattutto, sul loro valore legale.


Si parla di documenti importanti quali i documenti bancari, libri contabili, certificati medici, cartelle cliniche, certificati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni (Comuni, Province, Regioni) e così via. E’ facile comprendere come si sia sentita l’esigenza di disciplinare una materia così complessa attraverso regole in grado di conferire un valore legale ai documenti informatici.
Per questo ordine di motivi sopra riportati, si è giunti a definire con dovuta precisione come debba essere apposta una firma digitale ai documenti informatici perchè abbiano valore legale.

Dal documento cartaceo a quello informatico: cos’è cambiato?

La produzione di documenti nella storia dell’umanità ha sempre avuto grande importanza e per documento si intende, in linea generale, “una qualsiasi cosa idonea a rappresentare un fatto, a contenere un fatto o un evento o informazioni relative ad un soggetto o ad ogni altra cosa“. Si pensi ad un certificato di laurea o ad una visura camerale o ad un bilancio di fine esercizio quante informazioni rilevanti e necessarie contengono.

Più precisamente, un documento è un qualcosa che reca una serie di segni tracciati direttamente dall’uomo stesso e produce effetti giuridici diversi a seconda delle caratteristiche possedute.
Un contratto di locazione, un documento d’identità, una banconota, un bollettino di conto corrente postale sono tutti validi esempi di documento che rappresentano contenuti e realtà molto differenti. Un documento informatico può essere definito come “una qualunque rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti“. File di contenuti, con testi, immagini, suoni, software ed applicazioni possono essere annoverati documenti informatici.

Documento informatico: il valore legale e la firma elettronica

Il documento informatico deve essere archiviato e conservato nel tempo senza essere modificato. Qualsiasi documento acquisisce il valore legale quando viene apposto un segno che garantisca l’identificazione dell’autore e la paternità del documento, anche in relazione al suo contenuto.

Si tratta della firma: sui documenti cartacei viene apposta la firma autografa, un segno riconoscibile in maniera univoca dall’autore. Ma come è possibile firmare univocamente i documenti informatici? La questione è stata risolta utilizzando un tipo particolare di firma elettronica, estremamente sicuro ed affidabile, tanto da essere riconosciuto dalla legge italiana: la firma digitale.

Firma Digitale: l’efficacia di scrittura privata

Tutti i documenti informatici che sono firmati con Firma Digitale hanno assunto efficacia di scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del Codice civile.
L’articolo 2702 Codice civile rubricato Efficacia della scrittura privata, recita: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta (Cod. Proc. Civ. 214, 215; Cod. Nav. 178, 775)”.

La Firma digitale di un qualsiasi documento informatico si propone di soddisfare tre esigenze di autenticazione che consentono di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico:
1. garanzia di non ripudio, che tutela la paternità del documento in modo tale che l’autore non possa disconoscerlo,
2. autenticità del mittente, ovvero l’identificazione univoca dell’autore del documento,
3. integrità del documento che rappresenta la garanzia che il documento non sia stato modificato entro un certo lasso di tempo.

Tre sono gli elementi per apporre una Firma Digitale:
a) tecnologia di validazione basata su un sistema di crittografia di chiavi asimmetriche a coppia (una pubblica ed una privata),
b) una cifratura non modificabile del documento informatico, come una vera e propria impronta digitale,
c) una terza parte che certifichi l’associazione tra la coppia di chiavi ed il soggetto sottoscrittore.




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