Come effettuare la Comunicazione PEC in Camera di Commercio

La PEC (posta elettronica certificata) è l’equivalente di una posta elettronica tradizionale che ha in aggiunta caratteristiche di certificazione e sicurezza della trasmissione. La PEC è quindi un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.

Il gestore di posta elettronica certificata infatti fornisce al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Le informazioni contenute nella trasmissione sono opponibili ai terzi. La PEC sostituisce la raccomandata con ricevuta di ritorno nei rapporti ufficiali con altri soggetti che dispongono di posta certificata.

PEC: fonti normative

La posta elettronica certificata è una tipologia particolare di posta elettronica, disciplinata dalla legge italiana, che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendo il non ripudio ( articolo 48 del codice di amministrazione digitale). Anche il contenuto può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato garantendo autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità. La disciplina normativa è contenuto principalmente nel DPR 11 febbraio 2005 n. 68 e nel Decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (codice di amministrazione digitale).

PEC: Attivazione del servizio

L’indirizzo di posta elettronica certificata può essere rilasciato dai Gestori iscritti nell’Elenco Pubblico previsto dal D.P.R. 68/2005 e tenuta da DigitPA – Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Per maggiori informazioni su come diventare titolari di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, sui Gestori iscritti nell’Elenco Pubblico, la validità legale della PEC  e il suo utilizzo è possibile consultare il sito www.digitpa.gov.it/pec.

Per poter utilizzare la PEC si deve disporre di una apposita casella, gratuitamente fornita dal Governo Italiano limitata alle sole comunicazioni con la PA, su dominio specifico oppure a pagamento fornita da gestori autorizzati per le comunicazioni con qualsiasi tipo di casella di posta elettronica e completa funzionalità. La pubblicazione dell’elenco dei gestori autorizzati e quello della Pa , la vigilanza e il coordinamento nei confronti dei gestori e della Pa è demandata all’ Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione  (DigitPA).

PEC: funzionamento

Al momento dell’invio di una mail il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare una ricevuta che costituirà valore legale dell’avvenuta o mancata trasmissione del messaggio con indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata (articoli 5, 6 ,7, 8 del DPR 68 DEL 2005). In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre di una traccia informatica (log) avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione per un periodo di 30 mesi secondo quanto disposto dalle normative. Dal punto di vista dell’utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia dunque da una casella di posta normale; cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC al mittente ed al destinatario.

La PEC per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR n.68/2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre in particolare al Decreto legislativo n. 235 del 2010, ne sanciscono la validità legale, le regole, le modalità di utilizzo. In particolare, il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il DigitPa che è l’organo pubblico preposto alla vigilanza della PEC.  Per la PEC devono essere usati domini dedicati. Ogni gestore PEC nel rispetto della norma deve sottoporsi ad una serie di test d’ interoperabilità, espressamente individuati e disponibili sul sito ufficiale del DigitPa. I test di interoperabilità vengono eseguiti per valutare la correttezza tecnico/funzionale del servizio PEC erogato dal gestore.

PEC per le imprese societarie: comunicazione al Registro delle Imprese

Dal 29 novembre 2008 le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese. L’art. 16 comma 6 del Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 recita:

Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.

Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.”

Le domande d’iscrizione al Registro Imprese, relative alle imprese costituite in forma societaria, devono contenere l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata della società. La domanda relativa all’iscrizione dell’indirizzo di Posta Elettronica Certificata e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.

Il MISE ha precisato con la Circolare n. 3645/C del 03.11.2011 che i soggetti obbligati sono i seguenti:

  • le società di capitali e di persone
  • le società semplici
  • le società cooperative
  • le società in liquidazione
  • le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

Inoltre, il Ministero dello Sviluppo Economico nella stessa circolare ha evidenziato che il mancato rispetto di tale termine comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 del Codice Civile in capo al legale rappresentante dell’impresa costituita in forma societaria.

ComUnica e PEC: presentazione telematica

La “PEC del cittadino” (riconoscibile dal dominio @postacertificata.gov.it) non può essere utilizzata dall’impresa come indirizzo elettronico e pertanto non può essere iscritta al Registro Imprese. La domanda di Comunicazione Unica da presentare telematicamente al Registro Imprese per comunicare l’indirizzo PEC può essere effettuata utilizzando gli applicativi informatici ComUnica Fedra e ComUnica Starweb o attraverso altri software compatibili.

ComUnica Fedra e ComUnica Starweb sono disponibili gratuitamente sul sito www.registroimprese.it. Inoltre è possibile utilizzare la procedura semplificata presente sul sito www.registroimprese.it che consente al legale rappresentante della società, in possesso di dispositivo di firma digitale, di comunicare la PEC direttamente al Registro Imprese. Se il legale rappresentante della società è in possesso di firma digitale, si consiglia di utilizzare questo strumento per effettuare l’adempimento in modo semplice e veloce.

 




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