Come creare un sistema di controllo aziendale tramite analisi costi/benefici

Un’analisi costi benefici deve essere alla base della creazione di un sistema di controllo aziendale. I miglioramenti derivanti dal sistema saranno superiori al costo necessario per la produzione delle informazioni?

Per rispondere al quesito è opportuno fare un esempio. Si pensi all’ acquisto di un gestionale aziendale per il controllo, l’elaborazione e l’analisi del ciclo attivo di una piccola/media azienda. Ci si aspetta che i benefici derivanti dall’implicazione del software, siano superiori all’investimento totale nell’applicativo.

Perché si dovrebbe investire in qualcosa del genere?  Le motivazioni possono essere molteplici ma l’aspetto principale è soltanto uno: il controllo.

Il poter “controllare”, monitorare sempre costantemente, un insieme di dati che parlano tra di loro e che permettono di ottimizzare tutti i compiti correlati al loro utilizzo. Un software per il ciclo attivo costantemente aggiornato, con tutte le informazioni del caso: anagrafiche clienti, preventivi, ordini da evadere, scadenzario clienti, ecc.

In relazione alla dimensione aziendale, l’imprenditore o il manager avrebbero una maggiore convenienza economica raccogliendo alcuni tipi di dati con maggior sforzo una tantum, rispetto all’adozione di un sistema costoso, che prenda in considerazione dati raramente usati in azienda. Il caso in esempio però, rappresenta un sistema necessario per monitorare i “ricavi di impresa”. Allora andrebbe acquistato il gestionale con costi annuali di licenza piuttosto alti? La risposta non è semplice. Tutto ruota intorno alla complessità dell’azienda.

La complessità è correlata naturalmente al numero dei processi aziendali e, in questo caso, al ciclo attivo dell’Impresa. Con l’espressione ciclo attivo, si intende l’insieme delle operazioni che l’azienda compie nei confronti dei suoi clienti .

Quali sono le principali fasi che portano alla vendita di un bene o servizio? come un software può aiutarci nel monitoraggio delle stesse? Si parte naturalmente con il contatto con il cliente al quale verrà proposto un preventivo. Se il cliente troverà vantaggioso quest’ultimo, procederà con l’ordine. L’azienda, dopo aver ricevuto l’ordine, specialmente nel caso di un nuovo cliente, effettuerà dei controlli sulla sua “affidabilità”. Nel caso di acquisto di merce, sarà necessario controllare il livello delle scorte aziendali (o materie prime necessarie alla produzione del bene in oggetto) diversamente, se l’ordine concerne una prestazione di servizi, l’azienda esaminerà la capacità di effettuare la prestazione alla data scelta (ad esempio la disponibilità del proprio personale in base agli altri impegni lavorativi già concordati). L’impresa procederà alla conferma dell’ordine se entrambi i controlli daranno esito positivo.

Segue quindi l’evasione dell’ordine. Nel caso della vendita di beni, l’ufficio vendite o comunque l’amministrazione, invierà l’ordine e la conferma dello stesso al magazzino. Qui si procederà all’emissione del documento di trasporto e alla successiva spedizione della merce. L’amministrazione dopo aver svolto un controllo sui dati del cliente (confronto ddt – ordine) procederà alla fatturazione. Generalmente l’azienda emette il ddt al momento della spedizione e, successivamente, la fattura (in questo caso detta “differita”). Nel caso invece di una fattura emessa contestualmente all’operazione (fattura immediata), non ci sarebbe nemmeno bisogno del documento di traporto. Si ha direttamente l’emissione della fattura anche nel caso della vendita di un servizio.

Si procederà così al pagamento da parte del cliente. Pagamento che può essere immediato, differito a 30, 60 o 90 giorni e nei modi più diversi: contanti, assegno, bonifico, ricevute bancarie o cambiali.

In sintesi, questo è il ciclo attivo di un’azienda. Tutte queste fasi possono essere naturalmente mappate all’interno di un gestionale.

Il software ci permetterà di monitorare ciascuna fase del processo in tempo reale e, quindi, evidenziare in time eventuali anomalie. Giusto come esempio, segnalare la presenza di errori nella fatturazione: merce o prestazioni diverse da quelle concordate o ancora, sollecito automatico al cliente nel caso (probabile) che la fattura non venga pagata alla scadenza pattuita.

Ora limitando l’analisi in contesti medio piccoli (ovvero nelle PMI – Piccole Medie Imprese), l’investimento in gestionali pensati per l’assolvimento di tali compiti, potrebbe essere molto oneroso. Allora perché non considerare soluzioni più economiche? Nel nostro esempio, non acquistare un software da 1K/€ o 2K/€ all’anno, ma magari utilizzare la suite office e in particolare Microsoft Access o Excel per la gestione di tutto il ciclo attivo aziendale.

Naturalmente è necessario essere un minimo “smart” con l’utilizzo del pc ma nulla toglie di delegare il progetto a terzi competenti. L’imprenditore potrebbe quindi investire in soluzioni molto più economiche e ottenere il medesimo risultato di scelte più costose.

Con questo esempio si vuole evidenziare come una variabile fondamentale, nell’adozione di un sistema di controllo di gestione (e il costo correlato al medesimo), sia la dimensione dell’azienda. Più si diventa grandi, più è necessario strutturarsi. 

In ogni area aziendale sarà necessario avere dei meccanismi, delle procedure di controllo per verificare se il lavoro rispetti i principi di efficacia ed efficienza. Acquistarli da terzi o produrli in casa propria è solo questione di bravura, ma assolutamente necessario se si vuole crescere e migliorare sempre di più.