Cos’è e come funziona la fattura elettronica 2019

Tutto quello che c’è da sapere sulla fatturazione elettronica 2019. Vediamo cos’è e perché è necessario l’utilizzo della fattura elettronica al momento della vendita di un bene o di un servizio. Infine come funziona questo metodo di fatturazione e cosa bisogna fare per non incorrere in multe e sanzioni.

Cos’è la fattura elettronica 2019?

La fattura elettronica non è altro che una fattura, che viene però emessa in formato digitale. Per dare una descrizione precisa di cosa rappresenta questo documento è dunque necessario dare una definizione generale di fattura. Si tratta di un documento fiscale che deve essere emesso obbligatoriamente da qualsiasi fornitore di beni e servizi. Se la fatturazione è obbligatoria per legge, lo stesso non si può dire per la fatturazione elettronica, che deve essere effettuata solamente in alcuni casi in base a quanto specificato dalla legge attualmente in vigore.

I soggetti che devono emettere le fatture elettroniche sono tutti i fornitori di beni o di servizi per la Pubblica Amministrazione. Tutti coloro che invece si rivolgono ad altri soggetti privati possono scegliere se utilizzare questo servizio innovativo, ma è bene sottolineare che il suo utilizzo non è obbligatorio. Sono comunque diversi i motivi per cui può essere comunque un’ottima scelta quella della fattura elettronica. Innanzitutto si tratta di un sistema molto efficiente ed economica, che permette di abbandonare finalmente il supporto cartaceo e tutti i relativi costi connessi. Si tratta dunque di un risparmio da non trascurare, che riguarda la stampa, la spedizione ed infine la conservazione di tutti i documenti. Grazie alla fatturazione elettronica tutto ciò avverrà tramite il computer con un risparmio di soldi e di tempo.

L’utilizzo della fattura elettronica al momento della fornitura di un bene o servizio è da preferire alla fattura classica anche dal punto di vista della sicurezza. Questo aspetto è di fondamentale importanza soprattutto quando si parla di documenti in cui sono presenti dati riservati e di una certa importanza. I documenti cartacei possono essere rubati o smarriti ed arrivare nelle mani sbagliate. Questo problema viene superato con l’utilizzo delle fatture elettroniche, che vengono emesse, trasmesse e conservate in rete, con un sistema di protezione avanzato che le rende sicure al 100%. Infine è bene sottolineare che la fatturazione elettronica rappresenta un sistema ecosostenibile. L’enorme diffusione dei computer e di internet ci permette di fare in digitale tutto ciò che prima poteva essere fatto esclusivamente utilizzando documenti cartacei. Per ridurre al minimo l’utilizzo di carta, divenuto in molti casi inutile, è importante scegliere questo tipo di fatturazione.

Come funziona la fattura elettronica 2019?

Abbiamo visto quali sono le caratteristiche generali della fattura elettronica e i motivi principali per cui è giusto scegliere il formato digitale per emettere le proprie fatture. Passiamo ora a vedere come funziona questo sistema di fatturazione, considerando innanzitutto quali sono i soggetti coinvolti. Ovviamente il soggetto che si deve preoccupare di emettere la fattura elettronica, proprio come avviene nel caso del formato cartaceo, è il fornitore del bene o servizio. Come detto in precedenza, la fatturazione elettronica è obbligatoria solamente nel caso in cui le fatture debbano essere emesse verso le Pubbliche Amministrazioni. Per prima cosa la PA che riceve il bene o servizio deve comunicare al fornitore il codice ufficio per la fatturazione elettronica. Questo codice, composto da lettere e numeri, identifica univocamente gli uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche rivolte a quella PA, e deve essere obbligatoriamente inserito nella fattura elettronica.

Il fornitore dovrà dunque compilare la fattura elettronica in tutte le sue parti, proprio come avviene nel caso della fattura cartacea. Oltre al codice ufficio sarà dunque necessario specificare il numero di Partita IVA, l’indirizzo di fatturazione, la data di emissione della fattura e tutti gli altri dati della propria attività rilevanti ai fini fiscali. Dopo aver inserito tutti i dati necessari per la fatturazione, è necessario l’utilizzo della firma digitale da parte del soggetto emittente. Questo è molto importante per garantire la sicurezza del sistema di fatturazione elettronica. Il valore della firma digitale è infatti lo stesso di una firma apposta su qualsiasi documento cartaceo, e dunque garantisce che la fattura sia stata emessa proprio dal soggetto emittente specificato all’interno del documento. Se così non fosse, la fattura elettronica perderebbe di validità, perciò è indispensabile che qualsiasi fornitore delle Pubbliche Amministrazioni sia in possesso della propria firma digitale.

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Fin qui non ci sono particolari differenze rispetto alla fattura cartacea, visto che l’emissione si differenzia esclusivamente per il fatto di essere completata tramite l’utilizzo del computer. Una volta che la fattura elettronica è stata compilata e firmata digitalmente, questa viene trasmessa al Sistema di Interscambio, che è il secondo attore coinvolto nella fatturazione digitale. Questo passaggio è fondamentale ed obbligatorio per legge, visto che in questa fase viene effettuato un controllo della fattura elettronica, in cui viene verificato il formato del documento e i dati inseriti. Questi ultimi devono essere ovviamente completi e corretti: in caso contrario il Sistema di Interscambio si accorgerà dell’errore e lo segnalerà al fornitore, che dovrà provvedere alla correzione dei dati o all’aggiunta dei dati mancanti. Una volta che la fattura elettronica corretta ha superato il controllo del Sistema di Interscambio, quest’ultimo potrà finalmente provvedere ad inviarla alla Pubblica Amministrazione destinataria del bene o servizio. Per permettere quest’ultimo passaggio viene ovviamente utilizzato il codice di fatturazione univoco che abbiamo citato in precedenza.

A questo punto dunque la fattura elettronica è finalmente arrivata alla Pubblica Amministrazione destinataria, che potrà procedere con il pagamento del proprio fornitore. È bene ricordare che quest’ultimo è tenuto a conservare tutte le fatture emesse in formato digitale, così come previsto dalla legge, in modo da poterle presentare in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate. L’utilizzo delle fatture elettroniche è obbligatorio solamente nel caso in cui il soggetto destinatario del bene o servizio offerto dal fornitore sia una Pubblica Amministrazione. La fatturazione elettronica rappresenta uno dei principali cardini dell’Agenda Digitale Italiana. Questo servizio permette infatti il controllo e la razionalizzazione della spesa pubblica, perciò rappresenta un fattore indispensabile anche per una valutazione dell’utilizzo dei soldi pubblici, in modo da massimizzare l’efficienza di un’amministrazione.

Sebbene si tratti solamente di una scelta volontaria, in base a quanto appena visto il sistema di fatturazione elettronica rappresenta tuttavia una soluzione molto utile in qualsiasi caso, anche quando il soggetto destinatario è un privato. Inoltre dal 1 gennaio 2017 il Sistema di Interscambio, che viene gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate, è messo gratuitamente a disposizione di tutti i contribuenti anche per le operazioni rivolte ai privati. Dunque quest’ultimo rappresenta un motivo in più per scegliere la fatturazione elettronica in sostituzione di quella cartacea.

Strumenti necessari per la fatturazione elettronica 2019

Per concludere la nostra descrizione delle fatture elettroniche, vediamo nella pratica quali sono gli strumenti necessari per l’emissione di questi documenti digitali. Tutto ciò che in pratica ci serve è un computer ed un collegamento ad internet. Innanzitutto è necessario specificare il formato del documento, che dovrà essere prodotto, trasmesso ed archiviato in un formato che prende il nome di eXtensible Markup Language (più semplicemente XML). Questo linguaggio informatico di organizzare i dati contenuti in un documento in base ad etichette personalizzate. Viene utilizzato nello scambio delle fatture elettroniche in quanto favorisce il controllo dei dati da parte del Sistema di Interscambio.

Al fine di garantire l’autenticità del fornitore che emette la fattura e l’integrità del contenuto, il soggetto emittente è tenuto ad utilizzare la firma digitale. Questo rappresenta infatti l’unico modo per scambiare in rete dei documenti con piena validità legale. La firma digitale ha infatti lo stesso valore della firma autografa su qualsiasi documento cartaceo. Chiunque può dotarsi di una firma digitale, che potrà essere utilizzata non soltanto per l’emissione di fatture elettroniche ma per garantire l’autenticità di qualsiasi documento digitale. Per richiedere la firma digitale è necessario rivolgersi esclusivamente ai certificatori che siano accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In alternativa è possibile rivolgersi alla propria Camera di Commercio per ottenere la Carta Nazionale dei Servizi.

Un altro strumento molto utile in rete è Spid. Il Sistema Pubblico di Identità Digitale permette di accedere a tutti i servizi online della Pubblica Amministrazione ma anche dei privati. Il tutto avviene tramite l’utilizzo di un’unica identità digitale, con la piena protezione dei dati personali. Così come abbiamo visto per la firma digitale, anche ottenere la propria identità Spid è estremamente semplice e veloce. Tutto ciò che dovremo fare sarà rivolgerci ad uno dei diversi gestori di identità che sono autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Tramite le credenziali che ci saranno fornite al momento della registrazione potremo accedere facilmente a tutti i servizi online offerti dalla Pubblica Amministrazione e dai privati.

Come detto in precedenza, è infine molto importante la corretta conservazione di tutte le fatture elettroniche emesse. L’Agenzia per l’Italia Digitale si occupa anche di definire le modalità operative per la conservazione dei documenti e l’elenco dei conservatori accreditati ai quali è possibile rivolgersi. Se siete fornitori di beni o servizi alla Pubblica Amministrazione, oppure vi rivolgete a dei privati ma volete comunque utilizzare le fatture elettroniche, potete scegliere di adeguare i vostri sistemi contabili, oppure più semplicemente potrete rivolgervi a degli intermediari che si occuperanno al posto vostro della fatturazione elettronica. Tra gli strumenti di supporto alle Piccole e Medie Imprese vi consigliamo ad esempio il sistema delle Camere di Commercio, che offre un servizio base di compilazione, trasmissione e monitoraggio delle fatture elettroniche. Lo stesso servizio è offerto anche dall’Agenzia delle Entrate e dal Ministero dell’Economia e delle Finanze a tutte le PMI registrate al MePA (Mercato Elettronico delle PA).



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