Come trattare fiscalmente i regali aziendali e gadget personalizzati pubblicitari: le spese di rappresentanza

All’avvicinarsi del periodo natalizio, o prima di un evento aziendale e di fiere di settore, le aziende sono solite acquistare omaggi aziendali e gadget personalizzati, con l’intenzione cederli gratuitamente per premiare i clienti, fidelizzarli o diffondere il proprio brand tra il pubblico e i potenziali clienti, vediamo in cosa consistono gli omaggi o le spese di rappresentanza e come trattarne fiscalmente il costo.

Utilizzare gli omaggi come strumento di marketing, rientra tra le attività pubblicitarie ancora molto efficaci e sfruttate dalle aziende, soprattutto perché essendo un omaggio concreto è meno “volatile” rispetto agli altri canali pubblicitari, soprattutto digitali (come pubblicità pay per click, remarketing o affiliazione per citare quelle attualmente più utilizzate), e il brand resta in questo modo più impresso nella mente dei clienti.

Si pensi per esempio alle fiere di settore a cui partecipano le aziende per mostrare così una propria vetrina dei prodotti e servizi offerti alla ricerca di nuovi clienti, oppure per consolidare i rapporti con i clienti già acquisiti (magari fino a quel momento con rapporti solo virtuali). In questo luogo caotico e pieno di continui stimoli lasciare un gadget al cliente serve a rafforzare e prolungare il ricordo dell’incontro con l’azienda.

Strategicamente, le finalità dei gadget sono promozionali e di pubbliche relazioni, distribuiti con l’intenzione di  generare un guadagno economico e di aumentare la riconoscibilità del brand (nel caso degli articoli personalizzati), anche se un ricavo corrispondente non è certo che seguirà. Esistono molte aziende sul web a cui rivolgersi per personalizzare i gadget, è bene tenere presente che le fatture emesse quasi sempre indicano il costo unitario ma occorre anche considerare le spese accessorie costituite dagli impianti di stampa (telai per serigrafia, tamponi per tampografia o una predisposizione dei file da parte del grafico) e del costo di stampa sugli articoli, che andranno considerati per il calcolo del valore totale dell’omaggio.

Fiscalmente, per gli omaggi di beni dati ai clienti a titolo gratuito di costo fino a 50,00 euro ci si riferisce a spese di rappresentanza il cui costo è deducibile al 100% e l’iva detraibile al 100% (l’iva superiore per gli importi superiori a 50 euro è quindi indetraibile al 100%).
Tale riferimento è relativo ai beni non oggetto dell’attività dell’impresa (per esempio regalare delle chiavette usb personalizzate da parte di un’azienda di motori elettrici) e non a beni  per esempio di un’azienda che produce cosmetici e regala rossetti durante una fiera.

Ricordiamo che l’agenzia delle Entrate definisce le spese di rappresentanza come segue:
“le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Sarebbe opportuno emettere un DDT con la causale omaggio e consegnarlo al destinatario dell’omaggio per dimostrarne l’inerenza, anche se nella pratica spesso non è fattibile (si pensi ad una fiera di settore, in cui si regalano penne personalizzate: non è opportuno emettere un ddt  o un buono di consegna). L’emissione è invece più fattibile se vengono consegnati formalmente ai clienti dei regali aziendali durante il periodo natalizio, oppure se l’omaggio è spedito contestualmente alla consegna di materiale ordinato dal cliente: sarà sufficiente aggiungerlo nel DDT e fattura.

Requisiti di inerenza e congruità previsti dall’articolo 108 del TUIR, al 2° comma:
Per essere INERENTI, le spese di rappresentanza devono godere di specifiche caratteristiche. In particolare, l’elemento fondamentale è la gratuità ovvero l’assenza di un corrispettivo o di una controprestazione in capo ai destinatari che fruiscono dei beni e dei servizi erogati. Più specificatamente, si evidenzia che il decreto attuativo citato considera inerenti quelle erogazioni a titolo gratuito che perseguono finalità promozionali o di pubbliche relazioni. In generale per finalità promozionali si intende la divulgazione sul mercato dell’attività svolta, dei benefici e servizi prodotti a beneficio sia degli attuali clienti che di quelli potenziali.

Fare invece riferimento a quanto segue per le cifre massime che è possibile sostenere per le spese di rappresentanza:
all’1,5% dei ricavi e entro € 10.000.000;
allo 0,6% dei ricavi tra € 10.000.000 e 50.000.000;
allo 0,4% dei ricavi, per € > 50.000.000.

Oltre ai gadget di cui abbiamo parlato, per completezza riportiamo l’elenco delle spese di rappresentanza definite dal Ministero dell’Economia e Finanze sulla base del decreto 19 novembre 2008:

1. a) le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attivita’ promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attivita’ caratteristica dell’impresa;
   b) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festivita’ nazionali o religiose;
   c) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa;
   d) le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi  simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
   e) ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati  gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento  risponda ai criteri di inerenza indicati nel presente comma.Per ulteriori dettagli sul quadro normativo fare riferimento al portale dell’Agenzia delle entrate, o potete contattarci ai nostri recapiti al fondo della pagina per una consulenza, potremo dare supporto sui criteri di inerenza e congruità  degli omaggi.