Nota Spese, cos’è e come farla

In questa pagina vedremo tutto quello che c’è da sapere sulla nota spese, utile per ottenere il rimborso dei costi sostenuti legati al proprio lavoro. Scopriamo dunque cos’è la nota spese, chi deve farla e soprattutto come farla per aver diritto ad ottenere l’intero importo sostenuto in precedenza.

Cos’è la Nota Spese e chi deve farla?

La nota spese è un documento che racchiude l’elenco delle spese sostenute da un lavoratore. Non è niente di particolarmente complicato, tuttavia è bene approfondire l’argomento in quanto può essere utile a molti. Innanzitutto è bene specificare in particolare chi è che deve fare la nota spese. Qualsiasi lavoratore può trovarsi nella situazione di dover redigere questo tipo di documento, in particolar modo i lavoratori dipendenti sebbene anche i lavoratori autonomi possono trovarsi a farla in alcuni casi. Il caso in cui deve essere scritta una nota spese è quello in cui ad esempio si affronta una trasferta di lavoro. Soprattutto per alcuni dipendenti può succedere di frequente di doversi spostare per svolgere dei lavori fuori dalla propria città di residenza, in alcuni casi anche con la necessità di dormire fuori.

In base all’azienda di cui si è dipendenti oppure con la quale si collabora nel caso di lavoratori autonomi può essere necessaria o meno la nota spese. A volte infatti per le trasferte di lavoro viene definito un rimborso forfettario, che tiene conto dei costi solitamente sostenuti per ogni giorno di lavoro. In questo caso l’importo viene definito a priori dall’azienda in base al proprio regolamento interno e viene accreditato direttamente sulla busta paga del lavoratore dipendente. In molti casi il rimborso forfettario non viene applicato, motivo per cui è necessaria la nota spese. Il lavoratore impegnato fuori città in un primo momento dovrà affrontare tutte le spese di tasca propria, per poi richiedere il rimborso al proprio datore di lavoro.

Probabilmente si tratta della soluzione più giusta, in quanto permette al lavoratore di essere rimborsato precisamente di tutte le spese affrontate, senza correre il rischio di rimetterci dei soldi di tasca propria come può accadere nel caso del rimborso forfettario. La nota spese è dunque un documento indispensabile per la gestione delle trasferte di lavoro da parte di un’azienda. Considerando che si tratta di un documento che in molti possono trovarsi a dover compilare, è importante sapere come si fa per non avere problemi nel ricevere il rimborso. In ogni caso è comunque bene rivolgersi direttamente al proprio datore di lavoro per sapere come la propria azienda si comporta in caso di trasferte lavorative.

In alcuni casi vengono infatti posti dei vincoli sulle spese che si possono affrontare quando si deve lavorare fuori città. Tutte le aziende devono ovviamente fare attenzione ai costi che si sostengono e non possono permettersi di spendere più del dovuto per le trasferte lavorative. Per questo motivo si deve prediligere sempre la via più economica, sia per il viaggio che per vitto e alloggio. Ad esempio quando possibile viene consigliato lo spostamento con mezzi pubblici, mentre soltanto in casi particolari viene rimborsato il taxi. Per quanto riguarda pranzi, cene e hotel può bastare il buon senso per non avere problemi nel rimborso. Non si può pensare infatti di mangiare nel miglior ristorante della città o alloggiare in un hotel a 5 stelle a spese della propria azienda se non in  casi eccezionali.

Perché scrivere la Nota Spese e quali informazioni deve assolutamente contenere

La nota spesa dunque molto semplicemente è un documento, che come vedremo meglio in seguito può essere compilato in diversi modi, a patto che contenga tutte le informazioni riguardo le spese affrontate durante la propria trasferta lavorativa. Perché è indispensabile scrivere la nota spese? Si tratta dell’unico modo per poter ottenere il rimborso dei costi sostenuti nel caso in cui la propria azienda non applichi il rimborso forfettario. Considerando che l’obiettivo della nota spese è il rimborso da parte della propria azienda, è molto importante riportare le varie spese in modo chiaro, specificando il motivo e la data in cui è stata affrontata la spesa stessa. Allo stesso tempo bisogna ricordare che il motivo per cui ci si trova fuori città è per lavorare, dunque non si può inserire qualsiasi spesa affrontata nel documento che consegneremo alla nostra azienda.


Nella nota spese devono essere inserite solamente le spese strettamente necessarie per lo svolgimento del proprio lavoro fuori città. Inoltre è importante che nel documento che compiliamo siano inserite tutte le informazioni utili. Vediamo nel dettaglio quali sono le informazioni che deve assolutamente contenere una nota spese scritta correttamente. Innanzitutto, è necessario specificare i dati dell’azienda per cui si lavora e per la quale si sta svolgendo il servizio fuori città. Questo vale sia nel caso di lavoratori dipendenti che di lavoratori autonomi che stanno collaborando con l’impresa stessa. Dovranno essere riportati ragione sociale e l’indirizzo dell’azienda alla quale stiamo chiedendo il rimborso delle spese sostenute. Allo stesso modo dovranno essere riportati i dati del lavoratore, e dunque i propri dati personali: nome, cognome e lavoro che si svolge per l’azienda.

Tra le informazioni che non possono mancare nella nota spese ci sono ovviamente quelle relative alla trasferta lavorativa. Dunque bisogna specificare innanzitutto il periodo e dunque i giorni in cui si è stati fuori per lavoro e la città della trasferta. Successivamente dovranno essere elencate tutte le spese sostenute durante il periodo di tempo considerato. Per ogni spesa dovrà essere specificata la data, il motivo di tale spesa ed ovviamente l’importo sostenuto. Nella nota spese possono esserci le spese per il viaggio, con spostamenti in macchina, treno, aereo in base al luogo della trasferta, oltre a tutte le spese per vitto e alloggio. Come detto in precedenza è bene rivolgersi al proprio datore di lavoro per conoscere nel dettaglio i vari vincoli riguardanti tali spese.

In generale comunque si devono prediligere i mezzi pubblici all’uso dell’automobile quando possibile. Per quanto riguarda i viaggi in treno e in aereo solitamente vengono rimborsati i biglietti “economy”, mentre soltanto per spostamenti lunghi come quelli superiori alle 10 ore di volo possono essere rimborsati biglietti in classe “business”. Inoltre bisogna ricordare di riportare esclusivamente le spese strettamente necessarie. Se ad esempio si compra un pacchetto di sigarette oppure un libro come passatempo per il viaggio non si può pensare di inserirli nella nota spese. Per completare la nota spese possono essere eventuali note e chiarimenti che possono giustificare determinate spese o quant’altro.

Come fare la Nota Spese per ottenere il rimborso

Dopo aver specificato tutte le caratteristiche della nota spese vediamo in pratica come fare per scrivere questo documento indispensabile per ottenere il rimborso. Il tutto è molto semplice, e non vi serviranno particolari capacità dal punto di vista informatico. In molti casi è l’azienda per cui lavorate a fornirvi un documento già impostato con tutte le voci che abbiamo elencato in precedenza. In questo caso vi basterà stampare tale documento e compilarlo con tutte le informazioni che vengono richieste sulla vostra trasferta lavorativa e sulle spese che avete sostenuto nel periodo trascorso fuori città. In questo caso non avrete alcun tipo di problema e dunque è inutile dilungarsi troppo su questo caso specifico.

Cosa fare nel caso in cui la vostra azienda non vi fornisca il documento pre-impostato? In questo caso come sempre vi consigliamo di rivolgervi direttamente al vostro datore di lavoro che saprà darvi indicazioni in merito. In ogni caso solitamente basta creare un documento di testo ad esempio in Microsoft Word oppure un foglio di calcolo in Microsoft Excel o programmi simili. Per compilare correttamente il documento non dovrete far altro che riportare tutte le informazioni che abbiamo elencato in precedenza e dunque i dati dell’azienda e i vostri dati personali, oltre a quelli della vostra trasferta lavorativa con periodo e luogo. Successivamente vi basterà creare una tabella o anche semplicemente scrivere un elenco delle spese affrontate.

Per non avere problemi nel rimborso vi raccomandiamo di non riportare nella nota spese l’importo complessivo sostenuto lungo l’intero periodo della trasferta lavorativa, ma di specificare ogni voce di spesa con la motivazione ed il relativo importo. Soltanto al termine dell’elenco con tutti i singoli importi potrete specificare la somma di denaro totale per la quale state richiedendo il rimborso. Inoltre è molto importante che durante la trasferta lavorativa vengano conservati tutti gli scontrini, fatture e ricevute che possano provare le spese sostenute. Questi dovranno essere allegati alla nota spese e sono fondamentali per ottenere il rimborso.

Una volta compilata la nota spese seguendo tutti i nostri consigli non vi basterà che stamparla, firmarla e consegnarla al vostro datore di lavoro. In alcuni casi basta anche inviare il documento via email, dunque dipende dalla vostra azienda. Tra i consigli per ottenere il rimborso senza problemi dal proprio datore di lavoro il più importante è sicuramente quello del buon senso. Come abbiamo visto fare la nota spese è semplicissimo e solitamente non vengono posti dei particolari vincoli che possono portare al mancato rimborso perché il documento non è stato compilato correttamente. Se le spese inserite nella nota sono tutte plausibili e necessarie per affrontare la trasferta lavorativa non avrete alcun tipo di problema nel ricevere il rimborso che vi spetta.



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