La posta elettronica certificata è una tipologia particolare di posta elettronica, disciplinata dalla legge italiana, che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendo il non ripudio (articolo 48 del codice di amministrazione digitale). Anche il contenuto può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato garantendo autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità.

PEC: modalità di funzionamento

La disciplina normativa è contenuta principalmente nel DPR 11 febbraio 2005 n. 68 e nel Decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82 (codice di amministrazione digitale). Per poter utilizzare la PEC si deve disporre di una apposita casella, gratuitamente fornita dal Governo Italiano limitata alle sole comunicazioni con la Pa su dominio specifico oppure a pagamento fornita da gestori autorizzati per le comunicazioni con qualsiasi tipo di casella di posta elettronica e completa funzionalità. La pubblicazione dell’elenco dei gestori autorizzati e quello della Pa, la vigilanza e il coordinamento nei confronti dei gestori e della Pa è demandata all’ Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (DigitPA).

Al momento dell’invio di una mail il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare una ricevuta che costituirà valore legale dell’avvenuta o mancata trasmissione del messaggio con indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata (articoli 5, 6 ,7, 8 del DPR 68 DEL 2005). In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre di una traccia informatica (log) avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione per un periodo di 30 mesi secondo quanto disposto dalle normative. Dal punto di vista dell’utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia dunque da una casella di posta normale; cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC al mittente ed al destinatario.

Non hai una Pec? Puoi attivarne una a 5 euro + iva. Clicca Qui e accedi ai nostri servizi online

PEC: regole tecniche

La PEC, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR n.68/2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre in particolare al Decreto legislativo n. 235 del 2010, ne sanciscono la validità legale, le regole, le modalità di utilizzo. In particolare, il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA che è l’organo pubblico preposto alla vigilanza della PEC.  Per la PEC devono essere usati domini dedicati. Ogni gestore PEC nel rispetto della norma deve sottoporsi ad una serie di test d’ interoperabilità, espressamente individuati e disponibili sul sito ufficiale del CNIPA. I test di interoperabilità vengono eseguiti per valutare la correttezza tecnico/funzionale del servizio PEC erogato dal gestore.

Quali vantaggi derivano dall’ utilizzo della PEC?

Il servizio PEC mostra una serie di vantaggi rispetto all’ atto giudiziario tradizionale. I principi sono da ascrivere ai seguenti:

• ogni formato digitale può essere inviato tramite PEC
• i messaggi possono essere consultati da ogni computer o smartphone connesso alla rete Internet
• certificazione degli allegati al messaggio
• l’avvenuta consegna al provider della mail viene garantita, nel caso non sia possibile recapitare il messaggio al destinatario, il mittente viene informato
• le ricevute di consegna hanno piena validità legale, anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario (su cui grava l’ onere della prova di non aver ricevuto il messaggio ) in maniera simile alla “ compiuta giacenza” dell’ atto giudiziario cartaceo ( la differenza è che la notifica “cartacea” per compiuta giacenza si perfeziona dopo 10 giorni dal deposito presso l’ ufficio postale, mentre la notifica elettronica è  istantanea).
• tracciabilità della casella mittente
• certezza sulla destinazione dei messaggi
• l’invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello della raccomandata.

Per una giusta valutazione deve essere preso in considerazione il costo dell’invio di una raccomandata cartacea tradizionale, che cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Queste informazioni devono essere oggetto di comparazione con le tariffe del gestore PEC, che solitamente rende disponibile una casella PEC con un costo calcolato annualmente. Solitamente una volta pagato il canone annuale, l’utente può procedere ad inviare un numero illimitato di messaggi PEC. Va anche calcolato il “total cost of ownership“ del servizio legato alle necessità di archiviazione locale , copia di sicurezza ( backup), indicizzazione e recupero delle ricevute, specie  nelle grandi organizzazioni che rilevano grandi quantità di corrispondenza

• elevati requisiti di qualità e di continuità del servizio
• obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC per un periodo di trenta mesi
• obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli 31 a 36 del Codice Privacy ed allegato B del suddetto Codice.

Non hai una Pec? Puoi attivarne una a 5 euro + iva. Clicca Qui e accedi ai nostri servizi online

Quali svantaggi derivano dall’ utilizzo della PEC?

La tecnologia PEC, a differenza di altre tecniche di firma digitale e di tracciamento della consegna come RFC 3798, non è riconosciuta come standard internazionale. Tuttavia, essendo un sistema di messaggistica inventato e sviluppato in gran parte per la comunicazione tra privati e soggetti pubblici, tale obiezione no appare significativa.

La data di notifica del file depositato coincide con la data del deposito: questo potrebbe comportare ossessività a consultare la propria certificare o di vedersi notificato un atto che magari si andrà a scaricare dopo molto tempo. Tale obiezione, tuttavia, non tiene conto che il sistema PEC è modellato esattamente sulla base della normativa sulla notificazione postale “cartacea“ e dell’ avvenuta notifica per “compiuta giacenza“.  Inoltre, la legislazione attuale italiana prevede ancora altre forme di notificazione (pubblicità legale sui giornali, pubblici proclami) che sono ancora meno conoscibili per il cittadino.

Il file depositato sulla casella PEC potrebbe essere cancellato o inavvertitamente dallo stesso destinatario o da hacker che, entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare illegalmente mail certificate non a loro indirizzate comportando danni gravi al destinatario. Anche la notifica postale potrebbe causare problemi, nel senso che qualunque malintenzionato potrebbe aprire una casella postale tradizionale per appropriarsi della cartolina della comunicazione di avvenuto deposito.

PEC: quadro e fonti normative di riferimento

Il quadro normativo italiano di riferimento alla PEC è sintetizzabile nel seguente:

Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68,” Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della PEC, a norma della’ articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3“,

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 “Codice di amministrazione digitale “,

Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della PEC “,

Circolare CNIPA CR/49 24 novembre 2005 “Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all’ elenco pubblico dei gestori di PEC “,

Circolare 7 dicembre 2006, n. 51, “Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell’ elenco dei gestori di PEC “, di cui all’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della PEC ,a norma dell’ articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 , n. 3 “,

Legge 28 gennaio 2009, n. 2 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione ed impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale,

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009, “Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di PEC assegnata ai cittadini “,

Legge 18 giugno 2009, n. 69 “Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile “,

Decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235,

Legge 17 dicembre 2012, n. 221. Conversione di legge, con modificazioni, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese.

Decreto del fare (Legge 98/2013).

Non hai una Pec? Puoi attivarne una a 5 euro + iva. Clicca Qui e accedi ai nostri servizi online