Come inviare e conservare la fattura elettronica

Legge 244 del 24 dicembre 2007 (Legge finanziaria 2008) e ss.mm.ii. istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

DMEF 3 aprile 2013 n. 55 decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell’obbligo della fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica della quale definisce il formato.

Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato (centrali e locali) non comprese nella scadenza del 6 giugno 2014.

Quando diventerà obbligatorio inviare fatture elettroniche alla PA?

L’invio della fattura elettronica alla pubblica amministrazione centrale (Ministeri, Agenzie Fiscali, Scuole ed Enti Previdenziali) è diventata obbligatoria il 6 giugno 2014 (DM 55/2013). A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo sarà esteso a tutte le altre amministrazioni dello stato (DL 66/2014).

 

Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Per legge le fatture elettroniche possono essere trasmesse alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio(SdI). Lo SdI è un sistema informatico in grado di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
  • effettuare i controlli sui file ricevuti,
  • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il gestore del Sistema di Interscambio è l’Agenzia delle Entrate.

Che cos’è la FatturaPA?

La Fattura PA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni dello Stato.

Le caratteristiche della FatturaPA sono le seguenti:

  • è rappresentata da un file XML (eXtensible Markup Language) nel formato definito nell’allegato A del DMEF 55/2013, l’unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio,
  • autenticità dell’origine e integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale dell’emittente della fattura,
  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura (codice iPA) riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Che cos’è il codice iPa?

L’iPA costituisce l’archivio ufficiale contenente i riferimenti delle pubbliche Amministrazioni. Il codice iPA è il codice che identifica univocamente, all’interno di una Amministrazione Pubblica, l’ufficio deputato al ricevimento delle fatture elettroniche. Si tratta di un codice alfanumerico (composto da lettere e numeri) lungo 6 caratteri ed è utilizzato dal Sistema di Interscambio per instradare correttamente le fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie. Tutte le amministrazioni dello stato sono obbligate a comunicare ai propri fornitori il codice univoco dell’ufficio di fatturazione, oltreché i dati necessari ad una corretta emissione delle fatture elettroniche. In ogni caso i codici iPA possono essere ricercati dal sito ufficiale dell’indice delle Pubbliche Amministrazioni raggiungibile al  link http://www.indicepa.gov.it .

Oltre al codice iPA ci sono altri codici obbligatori da specificare in fattura?

Il codice iPA non è l’unico codice obbligatorio da specificare in fattura. Ai fini della tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, il DL 66/2014 ha stabilito come obbligatori (tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità) i codici CIG – Codice Identificativo di Gara e CUP – Codice Unico di Progetto. Seppur lo SdI accetti e consegni fatture elettroniche che non riportano i suddetti codici, in assenza di CIG e CUP la Pubblica Amministrazione potrebbe rifiutare la fattura.

In alcuni casi, al fine di identificare il capitolo di spesa cui la fattura si riferisce o per individuare la sede amministrativo-contabile competente, alcuni enti chiedono di compilare il campo RiferimentoAmministrazione con appositi codici. La mancanza di tale dato, qualora sia richiesto, potrebbe portare alla mancata accettazione e liquidazione della fattura. Per questo motivo consigliamo di visitare sempre il sito dell’ente destinatario di una fattura prima dell’emissione del documento elettronico.

Come devo conservare le fatture elettroniche?

Ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007 (Legge Finanziaria 2008), è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. Di conseguenza è necessario inviare le fatture elettroniche in un sistema di conservazione digitale aderente alle regole tecniche in materia di conservazione predisposte dall’AgID e ufficializzate col DPCM 3 dicembre 2013.

Clapps Invoice PA offre la gestione sia del processo di fatturazione elettronica 2019, sia quello di conservazione digitale di fatture e ricevute trasmesse dallo SdI.



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